Generate a printable meeting minutes form with action items and signature fields. Free PDF download.
Biên bản họp chuẩn hóa là công cụ quản trị cuộc họp hiệu quả, đảm bảo mọi quyết định, mục hành động và người phụ trách đều được ghi lại rõ ràng và phân phối đến toàn bộ người tham dự. Mẫu biên bản của SheetOwl gồm đầy đủ các phần: danh sách người tham dự, chương trình họp, nội dung thảo luận, quyết định đạt được, mục hành động kèm tên người chịu trách nhiệm và thời hạn. Cấu trúc cố định giúp người ghi biên bản không bỏ sót thông tin quan trọng và dễ tra cứu về sau.
Chọn số hàng mục hành động phù hợp với quy mô cuộc họp: 5–8 hàng cho họp nhóm nhỏ, 12–15 hàng cho cuộc họp dự án lớn nhiều người tham gia. Chọn khổ giấy: A4 dọc phù hợp cho lưu trữ trong hồ sơ công ty, Letter nếu dùng hệ thống lưu trữ chuẩn Mỹ. Tải PDF và in đủ số bản cho người tham dự, hoặc in một bản để người thư ký ghi và sau đó scan phân phối. Điền thông tin trước khi họp: ngày, địa điểm, chương trình — phần còn lại điền trong và sau cuộc họp.
Mẫu có một phần tiêu đề cho ngày, giờ, địa điểm và người điều hành; một danh sách người tham dự; một phần chương trình họp; phần kẻ dòng để ghi nội dung thảo luận và quyết định; cùng một bảng mục hành động với các cột mô tả, người phụ trách và hạn hoàn thành. Các phần in sẵn nhắc bạn ghi lại mọi thứ cần thiết cho một biên bản đầy đủ và hữu ích.
Hãy điều chỉnh kích thước bảng mục hành động theo số việc cần theo dõi mà một cuộc họp thường tạo ra. Bảng 5 dòng giữ cho buổi stand-up hằng tuần gói gọn trong năm nhiệm vụ cụ thể, trong khi một cuộc họp lập kế hoạch với nhiều phân công sẽ cần nhiều hơn. Hãy chừa một cột người phụ trách và một cột hạn hoàn thành bên cạnh mỗi dòng để không việc nào được ghi lại mà thiếu người chịu trách nhiệm.
Viết quyết định trực tiếp lên mẫu ngay khi chúng diễn ra tạo nên một bản ghi đương thời, điều này quan trọng với các nghị quyết hội đồng và những kết quả có ý nghĩa pháp lý khác. Chép lại sau từ những ghi chú nháp dễ khiến một nghị quyết bị trích sai. Phần quyết định ghi lại đúng từng câu chữ khi còn nóng hổi và người tham dự có thể xác nhận ngay tại chỗ.
Liệt kê mỗi việc cần theo dõi trong một bảng với các cột mô tả, người phụ trách và thời hạn nghĩa là không gì bị lọt sổ — mỗi nhiệm vụ đều có một người được nêu tên và một ngày cụ thể. Phần bảng này có thể chụp ảnh hoặc xé ra và chia sẻ cho cả nhóm ngay sau khi cuộc họp kết thúc, để mọi người rời đi đều nắm rõ trách nhiệm của mình.
Được. Hãy in một bản cho mỗi cuộc họp, hoặc in một loạt vào đầu mỗi tuần để luôn có sẵn một mẫu. Chọn A4 hoặc Letter để khớp với máy in của bạn, điền phần tiêu đề trước khi cuộc họp bắt đầu, và đánh dấu người tham dự khi họ đến để tiết kiệm thời gian chuẩn bị.