Generate a printable meeting minutes form with action items and signature fields. Free PDF download.
Toplantı tutanağı formu, katılımcılar, gündem maddeleri, tartışma notları, alınan kararlar ve eylem maddeleri bölümlerinden oluşan yapılandırılmış bir kayıt belgesidir. Toplantı öncesinde formu masaya koymak, katılımcıların gündemin dışına çıkmasını doğal olarak sınırlar; toplantı sonrasında ise kimin ne yapacağına dair yazılı bir kayıt kalır. Basılı form, ekran paylaşımı gerektirmez; katılımcıların doğrudan kağıda not almasına olanak tanır.
Oluşturucu sayfasında eylem maddesi satır sayısını seçin; standart bir toplantı için 5–10 satır yeterli, büyük proje toplantıları için 15–20 satır daha uygun olabilir. Kağıt boyutunu (A4 veya Letter) belirleyin ve PDF'i indirin. Formun başında tarih, başlangıç ve bitiş saati, toplantı yeri ve toplantı amacı alanları bulunur; gündem bölümü madde madde konuları listelemek için tasarlanmıştır. Eylem maddeleri bölümünde her satıra sorumlunun adı ve son tarih yazılır. Toplantı arşivi oluşturmak için dolu formları tarih sırasıyla bir klasörde biriktirin.
Formda tarih, saat, yer ve kolaylaştırıcı için bir başlık; bir katılımcı listesi; bir gündem bölümü; tartışma notları ve kararlar için çizgili alan; ve açıklama, sorumlu ile bitiş tarihi sütunlarını içeren bir eylem maddeleri tablosu bulunur. Önceden basılı bölümler, eksiksiz ve işe yarar bir tutanak için gereken her şeyi kaydetmeniz için sizi yönlendirir.
Eylem maddeleri tablosunu, bir toplantının genelde ürettiği takip işlerine göre boyutlandırın. 5 satırlık bir tablo, haftalık bir stand-up'ı beş somut göreve sığdırır; çok sayıda atama içeren bir planlama toplantısı ise daha fazlasını gerektirir. Her satırın yanına bir sorumlu ve bir son tarih sütunu bırakın; böylece hesap verecek biri olmadan hiçbir şey kaydedilmesin.
Kararları olurken doğrudan forma yazmak, yönetim kurulu kararları ve hukuken önem taşıyan diğer sonuçlar için önem arz eden, eşzamanlı bir kayıt oluşturur. Sonradan kaba notlardan aktarmak bir kararı yanlış aktarma riski taşır. Kararlar bölümü, ifadeyi tazeyken tam haliyle yakalar ve katılımcılar bunu o anda teyit edebilir.
Her takip maddesini açıklama, sorumlu ve son tarih sütunlu bir tabloda listelemek hiçbir şeyin gözden kaçmaması demektir; her görevin adı belli bir kişisi ve bir tarihi vardır. Tablo halindeki bu bölüm, toplantı biter bitmez fotoğraflanıp ya da koparılıp ekiple paylaşılabilir; böylece herkes sorumluluklarını bilerek ayrılır.
Evet. Toplantı başına bir kopya yazdırın ya da her haftanın başında bir parti basın, böylece her zaman hazır bir form bulunsun. Yazıcınıza uyacak şekilde A4 veya Letter seçin, toplantı başlamadan önce başlığı doldurun ve hazırlık süresinden tasarruf için katılımcıları geldikçe işaretleyin.