สร้างแบบฟอร์มบันทึกการประชุมพิมพ์ได้พร้อมรายการสิ่งที่ต้องทำและช่องลายเซ็น ดาวน์โหลด PDF ฟรี
รายงานการประชุมที่มีโครงสร้างชัดเจนช่วยให้การบันทึกผลการประชุมเป็นระบบตั้งแต่ข้อมูลพื้นฐาน เช่น วันที่ สถานที่ ผู้เข้าร่วม และ agenda ไปจนถึงการบันทึกประเด็นที่หารือและ action items ที่ต้องติดตาม แบบฟอร์มที่พิมพ์ออกมาทำให้ผู้บันทึกสามารถจดได้เร็วขึ้นระหว่างการประชุม เพราะโครงสร้างถูกเตรียมไว้แล้วล่วงหน้า ไม่ต้องเสียเวลาวาดตารางหรือเขียนหัวข้อซ้ำทุกครั้ง ส่วน action items ที่แยกออกมาชัดเจนพร้อมช่องระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดเสร็จทำให้การติดตามงานหลังประชุมทำได้ตรงจุด SheetOwl สร้างแบบฟอร์มรายงานการประชุมที่ปรับจำนวนช่องผู้เข้าร่วมและ action items ได้ตามขนาดการประชุม
เลือกจำนวนช่องผู้เข้าร่วมประชุมให้ตรงกับขนาดการประชุมทั่วไปของคุณ สำหรับการประชุมทีมเล็กใช้ช่อง 5-8 คน สำหรับการประชุมระหว่างหน่วยงานใช้ 10-15 คน กำหนดจำนวนแถว action items ให้เพียงพอ การประชุมเชิงปฏิบัติการมักสร้าง action items มากกว่าการประชุมรายงานความคืบหน้า เลือกขนาดกระดาษ A4 มาตรฐานสำหรับเก็บในแฟ้ม ดาวน์โหลด PDF แล้วพิมพ์จำนวนแผ่นให้เพียงพอสำหรับประชุมหนึ่งเดือน กรอกข้อมูลหัวแบบฟอร์มก่อนประชุมและแจกให้ผู้บันทึกใช้งานทันที
แบบฟอร์มมีหัวกระดาษสำหรับวันที่ เวลา สถานที่ และผู้ดำเนินการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วม ส่วน agenda พื้นที่มีเส้นบรรทัดสำหรับจดประเด็นหารือและการตัดสินใจ และตาราง action items ที่มีคอลัมน์สำหรับรายละเอียด ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเสร็จ ส่วนต่างๆ ที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าช่วยกระตุ้นให้คุณบันทึกทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับรายงานการประชุมที่ครบถ้วนและใช้ประโยชน์ได้
ปรับขนาดตาราง action items ให้สอดคล้องกับงานติดตามที่การประชุมมักก่อให้เกิดขึ้น ตาราง 5 แถวช่วยจำกัดการประชุมยืน (stand-up) รายสัปดาห์ไว้ที่งานที่เป็นรูปธรรมห้าเรื่อง ส่วนการประชุมวางแผนที่มีการมอบหมายงานจำนวนมากย่อมต้องใช้แถวมากกว่า เว้นคอลัมน์ผู้รับผิดชอบและกำหนดเสร็จไว้ข้างแต่ละแถว เพื่อไม่ให้มีงานใดถูกบันทึกโดยไม่มีคนรับผิดชอบ
การเขียนการตัดสินใจลงบนแบบฟอร์มโดยตรงขณะที่เกิดขึ้นจะสร้างบันทึกในเวลาเดียวกับเหตุการณ์ (contemporaneous record) ซึ่งสำคัญต่อมติของคณะกรรมการและผลลัพธ์อื่นๆ ที่มีนัยทางกฎหมาย การคัดลอกภายหลังจากบันทึกหยาบๆ เสี่ยงต่อการอ้างมติผิด ส่วนการตัดสินใจในแบบฟอร์มจะเก็บถ้อยคำที่แม่นยำขณะที่ยังจำได้สดๆ และผู้เข้าร่วมยืนยันได้ทันที
การลงงานติดตามแต่ละรายการในตารางที่มีคอลัมน์รายละเอียด ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเสร็จ หมายความว่าจะไม่มีอะไรหลุดรอดไป ทุกงานมีคนรับผิดชอบที่ระบุชื่อและมีวันที่ ส่วนที่เป็นตารางนี้สามารถถ่ายภาพหรือฉีกออกแล้วแชร์ให้ทีมได้ทันทีหลังประชุมจบ ทุกคนจึงเดินออกจากห้องประชุมโดยรู้หน้าที่ของตัวเอง
ได้ พิมพ์หนึ่งชุดต่อหนึ่งการประชุม หรือพิมพ์เป็นชุดตอนต้นสัปดาห์เพื่อให้มีแบบฟอร์มพร้อมใช้เสมอ เลือก A4 หรือ Letter ให้ตรงกับเครื่องพิมพ์ของคุณ กรอกหัวกระดาษก่อนการประชุมจะเริ่ม และเช็กชื่อผู้เข้าร่วมเมื่อมาถึงเพื่อประหยัดเวลาเตรียมการ