アクションアイテムと署名欄付きの議事録フォームを無料PDFで生成。
議事録フォームは会議の内容を体系的に記録するための帳票です。出席者・議題・討議内容・アクションアイテム・決定事項の各セクションがあらかじめ設定されているため、会議中に素早く書き込めます。会議後にデジタルで清書する際のメモとして、あるいは小規模な社内会議では手書きのまま配布する記録として使えます。SheetOwlではアクション項目の行数と用紙サイズを設定でき、短い打ち合わせから長時間の会議まで規模に合わせた議事録フォームを生成できます。
アクション項目の行数を設定します。短い定例ミーティングには5〜8行で十分ですが、複数の担当者が関わるプロジェクト会議には15〜20行が適しています。用紙サイズはA4が標準的で、会議後にファイルに綴じやすいサイズです。印刷後、会議の冒頭に日時・場所・出席者を記入し、議題ごとに討議内容と決定事項を書き込んでいきます。アクション項目の欄には担当者名・内容・期日を書くことで、会議後のフォローアップが確実になります。定例会議の分はまとめて数枚印刷してバインダーに準備しておくと便利です。
フォームには日付・時刻・場所・進行役のヘッダー、出席者一覧、議題セクション、討議内容と決定事項を書く罫線スペース、そして説明・担当者・期限の列を持つアクションアイテムの表があります。あらかじめ印刷されたセクションが、完全で役立つ議事録に必要なすべてを記録するよう促してくれます。
会議が通常生み出すフォローアップの数に合わせて、アクションアイテムの表のサイズを決めましょう。5行の表なら週次のスタンドアップ会議を具体的なタスク5件以内に保てますが、割り当ての多い計画会議にはもっと必要です。各行の横に担当者と期日の列を残しておけば、責任者が決まらないまま記録されることがなくなります。
決定事項が起きたその場でフォームへ直接書き込むと同時記録になり、取締役会の決議など法的に重要な結果ではこれが大切になります。後から走り書きのメモを清書すると、決議を誤って引用する恐れがあります。決定事項のセクションは記憶が新しいうちに正確な文言を捉え、出席者がその場で確認できます。
各フォローアップを説明・担当者・期限の列を持つ表に記載すれば、すべてのタスクに名前の付いた担当者と日付が割り当てられ、見落としがなくなります。この表のセクションは会議終了後すぐに写真を撮ったり切り取ってチームに共有したりできるので、全員が自分の責任を把握して退席できます。
はい。会議ごとに1枚印刷するか、毎週初めにまとめて印刷しておけば、いつでもフォームが準備できています。プリンターに合わせてA4かLetterを選び、会議が始まる前にヘッダーを記入し、出席者が到着したらチェックを入れていけば、準備の時間を節約できます。